Am Stand beginnen, nicht in der Präsentation
Gehen Sie den Stand aus Sicht eines ankommenden Besuchers ab. Ist der Zugang frei? Kann jemand auf Anhieb erkennen, welches Produkt gezeigt wird? Legen Sie eine Tasche auf dem vorgesehenen Ablageplatz ab und setzen Sie sich an den Gesprächstisch. So fallen fehlende Haken, ungünstige Stühle und verdeckte Beschriftungen früher auf als beim ersten Termin.
Prüfen Sie anschließend die Vorführung mit den Geräten, die tatsächlich vor Ort stehen. Eine Präsentation auf dem eigenen Bürorechner ersetzt diesen Versuch nicht. Halten Sie eine lokale Kopie bereit, falls der Internetzugang ausfällt.
Eine Person übernimmt jeden offenen Punkt
Notieren Sie für offene Arbeiten jeweils Aufgabe, verantwortliche Person und gewünschten Abschluss. Statt ‚Broschüren fehlen‘ ist ‚Mara legt vor Einlass zwei Stapel der deutschen Broschüre an die Theke‘ eindeutig. Nutzen Sie dabei die wirklichen Namen Ihres Teams; eine lange Liste ohne Zuständigkeiten hilft wenig.
Trennen Sie Punkte, die den Betrieb verhindern, von späteren Verbesserungen. Ein fehlender Stromanschluss für die Vorführung hat Vorrang vor einer noch nicht perfekt ausgerichteten Dekoration. Änderungen an Anschlüssen oder Standbau gehören zu den dafür zuständigen Fachleuten.
Material so ablegen, dass es jeder findet
Zeigen Sie allen Mitarbeitenden, wo Ersatzmaterial, persönliche Taschen und die aktuelle Produktinformation liegen. Eine beschriftete Reservekiste ist besser als mehrere unklare Kartons hinter dem Tresen. Lassen Sie Flucht- und Laufwege frei und beachten Sie die Regeln der konkreten Veranstaltung.
Vereinbaren Sie auch, wo Gesprächsnotizen landen und wer sie nach dem jeweiligen Termin übernimmt. Sammeln Sie nur Informationen, die für die vereinbarte Rückmeldung gebraucht werden.
Die Übergabe endet mit einem Probelauf
Spielen Sie einen kurzen Besuch durch: Begrüßung, Produktfrage, Vorführung und nächster Schritt. Wenn eine Person dafür den Stand verlassen muss, prüfen Sie, wer den Empfang übernimmt. Fotografieren Sie danach den fertigen Aufbau als interne Hilfe für die nächste Schicht. Das Bild zeigt Anordnung und Vorräte; es ersetzt keine technische Abnahme.
