Den Zweck des Treffens eingrenzen
Ein kurzes Kennenlernen bei Kaffee benötigt weniger Ruhe als eine Preisverhandlung mit Unterlagen. Entscheiden Sie zuerst, welche Art von Gespräch stattfinden soll. Für vertrauliche Inhalte ist ein öffentlicher Frühstücksbereich oft ungeeignet. Wählen Sie dann einen anderen Raum oder verschieben Sie diesen Teil des Gesprächs. Ein Frühstückstreffen sollte nicht darauf angewiesen sein, dass zufällig niemand an den Nachbartischen sitzt. Auch ein Hotel mit geschäftlichem Publikum ist deshalb nicht automatisch ein diskreter Besprechungsort.
Teilnahme und Platz bestätigen
Fragen Sie das Hotel, ob externe Gäste frühstücken können, wie abgerechnet wird und ob sich ein Tisch reservieren lässt. Die Übernachtung einer Person gewährt nicht selbstverständlich allen Eingeladenen Zugang. Teilen Sie die Gruppengröße mit. Prüfen Sie, ob die Tischform ein normales Gespräch erlaubt und ob genügend Platz für die wirklich benötigten Unterlagen bleibt. Ein kleiner runder Tisch für vier Personen kann mit Tellern schnell voll sein; eine umfangreiche Produktpräsentation passt dann schlecht dazu.
Den Ablauf einfach halten
Vereinbaren Sie einen klaren Treffpunkt, beispielsweise am Eingang des Frühstücksbereichs, statt nur den Hotelnamen zu nennen. Beginnen Sie mit Bestellen oder Essenholen, bevor Sie einen wichtigen Punkt besprechen. Wer ständig aufsteht, kann dem Gespräch kaum durchgehend folgen. Beschränken Sie die Tagesordnung auf ein oder zwei Fragen und halten Sie den nächsten Schritt knapp fest. Verzichten Sie auf eine aufwendige Bildschirmvorführung, wenn dafür erst Teller und Tassen umgebaut werden müssten.
Die Abfahrt aller Beteiligten berücksichtigen
Fragen Sie nach der frühesten festen Verpflichtung und setzen Sie ein Ende davor. Unterschiedliche Messeeingänge oder Hotels können sehr verschiedene Wege bedeuten. Lassen Sie Raum zum Bezahlen und zur Verabschiedung. Falls eine Person verspätet eintrifft, beginnen Sie nicht automatisch eine vollständige zweite Runde. Schicken Sie stattdessen anschließend die vereinbarten Punkte. So bleibt das Frühstück ein nutzbarer Auftakt und bringt nicht gleich den übrigen Arbeitstag durcheinander.
