Das Anliegen in eigenen Worten festhalten
Notieren Sie nach einem Gespräch zuerst, welches Problem oder welche Aufgabe besprochen wurde. ‚Interesse am Produkt‘ ist dafür zu ungenau. Nützlicher ist beispielsweise, dass die Person eine bestimmte Materialstärke vergleichen möchte oder eine Lösung für einen beschriebenen Arbeitsablauf sucht. Schreiben Sie nur auf, was tatsächlich gesagt wurde.
Trennen Sie Fakten von Ihrer Einschätzung. Ein bestätigter Termin und eine vermutete Kaufabsicht sind unterschiedliche Informationen. Kennzeichnen Sie Unsicherheit ausdrücklich, statt sie beim späteren Übertragen unbemerkt in Gewissheit zu verwandeln. Das schützt auch Kolleginnen, die das ursprüngliche Gespräch nicht miterlebt haben.
Eine Zusage mit Verantwortung verbinden
Halten Sie fest, welche Rückmeldung vereinbart wurde, wer sie übernimmt und bis wann sie sinnvoll ist. ‚Unterlagen schicken‘ lässt offen, welche Datei gemeint war. Nennen Sie das konkrete Datenblatt oder die offene Frage. Wenn eine fachliche Prüfung nötig ist, sollte die verantwortliche Person erkennen können, welche Eingabe ihr dafür noch fehlt.
Fragen Sie im Gespräch nach dem gewünschten Kontaktweg. Eine erhaltene Visitenkarte erklärt nicht automatisch, welche Nachricht erwartet wird. Beschränken Sie die Aufzeichnung auf Informationen, die für das vereinbarte Anliegen gebraucht werden, und verwenden Sie das dafür vorgesehene betriebliche System.
Zeitnah und auffindbar dokumentieren
Reservieren Sie zwischen Terminen einen kurzen Moment zum Ergänzen der Notizen. Nach mehreren ähnlichen Gesprächen verschwimmen Einzelheiten schnell. Eine knappe Notiz direkt danach ist meist zuverlässiger als ein ausführlicher Bericht am Abend. Verwenden Sie einheitliche Produktbezeichnungen, damit Informationen später gesucht werden können.
Prüfen Sie beim Tagesabschluss, ob jede offene Zusage einer Person zugeordnet ist. Vermeiden Sie mehrere unverbundene Kopien auf Papier, im privaten Telefon und in verschiedenen Tabellen. Übertragen Sie notwendige Angaben kontrolliert in die gemeinsame Ablage und behandeln Sie übrige Notizen nach den dafür geltenden internen Regeln. Eine gute Notiz endet mit einer ausführbaren Aufgabe.
