Den erlaubten Beginn und die Abholung klären
Prüfen Sie die Abbauzeiten und Zufahrtsregeln der konkreten Veranstaltung. Besucherbetrieb, technische Arbeiten und Fahrzeugzugang können unterschiedliche Zeitfenster haben. Eine früh abfahrende Transportmöglichkeit ist kein Grund, eigenständig mit nicht freigegebenen Arbeiten zu beginnen. Geben Sie die aktuellen Informationen an alle beteiligten Personen weiter.
Bestätigen Sie, wann leere Verpackungen zurückkommen und wer die Abholung übernimmt. Wenn Kisten erst später verfügbar sind, muss Material bis dahin geordnet und geschützt bleiben. Notieren Sie erreichbare Ansprechpartner für Logistik und Standbau, damit Verzögerungen nicht nur über Vermutungen weitergegeben werden.
Kleine und empfindliche Dinge zuerst sichern
Sammeln Sie Unterlagen, persönliche Gegenstände und kleine Muster ein, bevor größere Möbel bewegt werden. Prüfen Sie dabei die Vollständigkeit anhand Ihrer Liste. Benutzte Gesprächsnotizen gehören in die vorgesehene Ablage und nicht als Füllmaterial in einen Karton. Verpacken Sie empfindliche Exponate nach der vorbereiteten Anleitung.
Halten Sie Teile eines Geräts oder Möbelstücks zusammen. Schrauben und Halterungen verlieren ihren Zusammenhang schnell, wenn mehrere Personen gleichzeitig abbauen. Verwenden Sie beschriftete Beutel und legen Sie sie zur richtigen Kiste. Arbeiten an technischen Anschlüssen oder Konstruktionen bleiben bei den dafür zuständigen Fachleuten.
Mit einer sichtbaren Abschlusskontrolle enden
Trennen Sie gepacktes Material von Dingen, die noch geprüft werden müssen. Eine klare Zone verhindert, dass ein offener Karton versehentlich verladen wird. Aktualisieren Sie die Packliste, wenn sich der Inhalt gegenüber der Hinfahrt verändert hat. Fotografieren Sie bei Bedarf den Zustand wichtiger Verpackungen sachlich zur internen Dokumentation.
Kontrollieren Sie die gemietete Fläche und zurückzugebende Ausstattung gemeinsam mit der zuständigen Person nach dem vereinbarten Verfahren. Prüfen Sie auch Schubladen, Ablagen und den Bereich hinter Beschriftungen. Erst danach sollte das Team auseinandergehen. Ein kurzer geordneter Abschluss ist meist einfacher als später nach einer fehlenden Festplatte oder einem zurückgelassenen Muster zu suchen.
